关于印发《哈尔滨工程大学大学生科技创新国（境）外竞赛参赛管理办法（试行）》的通知
各院系：
参加国（境）外一流的高水平大学生科技创新竞赛对于培养大学生创新意识、协作精神和实践能力，开阔我校学生眼界，促进学校创新型人才培养具有重要作用。
为了支持我校学生参加国（境）外一流高水平科技创新竞赛活动，同时，进一步规范各类竞赛参赛流程，确保我校师生参赛便利，依照学校财务、国际交流及差旅有关规定，特制定《哈尔滨工程大学大学生科技创新国（境）外竞赛参赛管理办法（试行）》，现印发给你们，希望各院系严格按照有关要求，做好师生参赛的管理工作。
此通知
（此页无正文）
共青团哈尔滨工程大学委员会
2011年6月1日
主题词：科技创新 国（境）外竞赛 管理办法
共青团哈尔滨工程大学委员会 2011年6月1日印发
共印40份
哈尔滨工程大学大学生科技创新国（境）外竞赛参赛管理办法（试行）
参加国（境）外一流的高水平大学生科技创新竞赛对于培养大学生创新意识、协作精神和实践能力，开阔我校学生眼界，促进学校创新型人才培养具有重要作用。为了支持我校学生参加国（境）外一流高水平科技创新竞赛活动，同时，进一步规范各类竞赛参赛流程，确保我校师生参赛便利，依照学校财务、国际交流及差旅有关规定，特制定本办法（试行）。
第一章总则
第一条国（境）外一流的高水平大学生科技创新竞赛是指参赛学校规格高、竞赛国际影响力大、比赛地点在国（境）外的大学生科技创新竞赛活动。
第二条 参赛同时应以培养学生的成长成才为出发点，以学习本领，增长才干，开阔视野，锻炼队伍、宣传学校为主要目标。
第三条本着安全第一、节约开支、促进国际交流、合理高效的原则，确保参赛的各项工作顺利完成。
第四条本办法适用于代表我校参加国（境）外各类大学生科技创新竞赛的师生。
第二章赛前工作
第五条涉及校内报名参赛队伍较多的赛事，参赛前应在校内进行选拔，确定排序，由院系与校团委商议确定参赛队数量及报名情况。
第六条赴国（境）外参赛一般安排不超过两名带队教师，超过8人以上的团队可以考虑增加带队教师人数，参赛学生人数满足竞赛基本要求即可。
第七条带队教师、学生应与院系签署参赛差旅安全协议。学生安全协议需学生父母签署同意函，学生在国（境）外安全由学生本人负责，学生需办理参赛保险。国际交流与合作处将在行前对出访人员进行行前教育。
第八条如遇学生课程学习、实习或考试发生冲突，应提前与相关单位和教师沟通，涉及面较大的情况，由院系与校团委、教务部门协商，经批准后方可外出参赛。
第九条院系团委应提前至少两个月根据参赛人员及竞赛情况将参赛预算报告上报。
第十条如涉及赛前借款，院系团委、带队教师需填写借据、出差报告单并提前至少一个月到校团委、财务处办理借款手续。
第十一条院系团委应协助参赛师生准备参赛的校旗、条幅、展板、视频、宣传册等宣传品。
第十二条如参加同一赛事包含不同院系师生，则由参赛师生自行商定团队领队作为第一责任人。
第三章办理出国（境）手续
第十三条依据《哈尔滨工程大学公务出访团组管理办法》规定，凡由国家或学校经费资助的教师团组必须通过因公出国审批渠道办理，严禁持因私护照出国执行公务。教师公务出访团组要认真填写《哈尔滨工程大学公务出访团组申请表》，并请相关负责部门按照表格要求审核签章。出访人员将填写并签章完毕的表格送交国际交流与合作处，国际交流与合作处将依据《哈尔滨工程大学公务出访团组管理办法》办理出访手续。
第十四条 按照外交部规定，学生出国办理因私护照及签证，学生出访需要所在院系审批，由学生工作处、校团委审核，报国际交流与合作处出具证明。经批准后持户口或身份证到哈尔滨市公安局出入境管理处办理。
第四章 相关费用
第十五条参赛人员应按最简便快捷的线路乘坐车船航班，不得绕行。遇有特殊情况的，超过标准购票，在请示校团委同意后方可报销。
第十六条带队教师、学生的住宿费实行限额使用、凭票据报销。
第十七条带队教师、学生的参赛会务费按照参会通知要求凭票据实报实销。
第十八条参赛人员所参加赛事已提供住宿、膳食费的则不予以报销。
第十九条参赛过程中如涉及作品制作、资料费等经费不得用于差旅报销，如涉及实际必须花销费用需赛前申请，在赛后报销时写明具体原因。
第五章比赛期间管理
第二十条 参赛个人或团队赴赛国家和地区、入住宾馆、比赛地点等情况需报校团委及所在院系备案。
第二十一条学生在国外参赛期间由带队老师统一管理，参观、学习、交流等活动均统一行动，禁止单独行动。
第二十二条参赛个人或团队在外期间参加主办方举办的各种欢送、联谊活动应服从主办方安排，彰显我校和中国大学生良好学术水平和综合素质。
第六章赛后工作
第二十三条出差人员应在返校一周内提供比赛新闻、图片资料，在两周内上报竞赛的总结报告并上交获奖证书、奖杯等，校团委为其出具获奖证明书。
第二十四条出差人员应在返校后一个月内报销及还款，发票事宜具体由出差人负责解释。
第二十五条出差人员报销差旅费时，需将粘贴完整的差旅费报销单、竞赛通知及花销汇总表由院系审核签字确认出差事由、行程及所使用的交通工具，校团委、国际交流与合作处核定签字确认费用是否符合规定标准，经核实后方可去财务处报销。
第二十六条参赛师生需在学期内参加“大学生科创沙龙”进行该项赛事的总结报告。
第二十七条本办法自正式发布之日起试行，具体适用由校团委、国际交流与合作处负责解释。
